Criteri di ordinamento delle voci

Le regole di ordinamento dell voci del lemmario elettronico sono le medesime adottate per i volumi a stampa.

• i lemmi sono ordinati alfabeticamente senza tenere conto della punteggiatura e dei segni diacritici;
• gli appellativi degli autori (es. abbas, presbyter, praepositus, rex, etc.) non contano, se non servono a differenziare due o più lemmi;
• se il nome di un autore è seguito da un toponimo, questo elemento conta nell'ordinamento insieme al prenome (es. Leo monachus Egmundensis);
• nel caso di titoli in lingua volgare non si tiene conto degli articoli (il, lo, la, le, les, der, die, das, etc.) e delle preposizioni (a, da, di, from, von, van, etc.).

Sono stati inseriti in una serie alfabetica unica:
gli Annales sia che si intitolino Annales, Annalen, Annals, etc.
le Chronicae sia che si intitolino Chronica, Chronicae, Chronicon, Chronik, Chonique, Coronike, Kroniek, Kronijk, etc.
le Epistole, Formulae, Fueros, Genealogiae, Gesta indipendentemente dalla forma del titolo.
le Historiae sia che si intitolino Historiae, Historia, Historie, Histoire, Hystorie, etc.
gli annali russi o Letopis.

I concilia sono inseriti in due serie, una di concilia oecumenica ordinata cronologicamente, una di concili particolari ordinata secondo le località in cui furono tenuti.

Criteri di visualizzazione delle voci

La visualizzazione attraverso pagine HTML ha comportato l'eliminazione di tutti i diacritici con eccezione di quelli presenti nel set ASCII esteso (accenti gravi e acuti, umlaut, etc.).

I lemmi greci sono stati traslitterati nell'alfabeto latino (Tabella di conversione); le vocali brevi non vengono distinte dalle lunghe (eta/epsilon = e; omega/omicron = o), gli spiriti sono stati eliminati.

Tutti i lemmi già pubblicati sono seguiti dall'indicazione del volume e della pagina di riferimento.

Criteri di scelta delle voci e dei rinvii

Nella scelta dei lemmi, si dà la preferenza alla forma più comunemente nota e alle altre si rinvia.
Esistono anche rinvii ad opere di autori presenti nel lemmario; in questo caso il titolo dell'opera è  inserito tra parentesi quadre dopo il nome dell'autore. Es.:

• Anonymus Antibarensis v.
  • Diocleas presbyter vol. IV, 202-204 [Regnum Sclavorum]

Gli autori che hanno un'identità accertata si trovano sotto i nomi propri con le distinzioni previste dalle norme precedentemente espresse, o sotto il cognome nel caso che questo fosse già entrato nell'uso; il cognome è seguito sempre dal nome proprio.

Le opere agiografiche (Acta, Elogia, Legenda, Miracula, Passiones, Translationes, Vitae, etc.) di cui è conosciuto l'autore sono recensite sotto il relativo lemma; quelle anonime si trovano invece sotto la lettera S.